Әкімшілік іс – әкімшілік рәсімді жүзеге асыру барысы мен нәтижелерін және сотта жария-құқықтық даудың қаралуын тіркеп-бекітетін материалдар.
Қазақстан Республикасының әкімшілік рәсімдік-процестік кодексінің (әрі қарай ҚР ӘРПК) 131-бабына сәйкес, әкімшлік сотта дау айту туралы талап қою, мәжбүрлеу туралы талап қою, әрекет жасау туралы талап қою, тану туралы талап қоюлар негізінде қозғалады.
Әкімшілік процеске қатысушылардың құрамыталап қоюшы, жауапкер, мүдделі тұлға және прокурор әкімшілік процеске қатысушылар болып табылады. Әкімшілік іске қатысатын өзге де адамдар куә, сарапшы, маман, аудармашы.
ҚР ӘРПК-ның 77-бабының 1-бөліміне сәйкес, Әкімшілік істі қарау нәтижелері бойынша әкімшілік актіні қабылдау, әкімшілік рәсімді тоқтату туралы шешімдердің бірі шығарылады.
Сот әкімшілік процеске қатысушылардың түсініктемелерімен, арыздарымен, өтінішхаттарымен, олар ұсынған дәлелдермен, дәлелдемелермен және әкімшілік істің өзге де материалдарымен шектеліп қана қоймай, әкімшілік істі дұрыс шешу үшін маңызы бар барлық нақты мән-жайды жан-жақты, толық және объективті түрде зерттеу мақсатында алдын ала тыңдау және сот отырысын тағайындайды.
Сот отырысы тағайындалған куннен бастап, сот отырысы хатшысының белсеңді жұмысы орын алады яғни, әкімшілік рәсімге қатысушыны өткізілетін тыңдаудың орны мен уақыты туралы күні бұрын хабардар етеді.
Сот отырысы хатшысы әкімшілік рәсімдегі хабарламаны тапсырыс хатпен, телефонограммамен, ұялы байланыстың абоненттік нөмірі бойынша мәтіндік хабармен немесе электрондық мекенжай бойынша не хабархаттың немесе шақырудың тіркеліп-бекітілуін қамтамасыз ететін өзге де байланыс құралдары пайдаланылып жіберіледі. Сот отырысының хатшысы хабарламаны мемлекеттік бюджетке барынша аз шығын келтіретін жолмен жіберуге тырысады. Сонымен қатар, заманауй байланыс желілері WhatsApp Messenger арқылы да қосымша жолдап, сот отырысына қатысушы тараптардың толықтау қатысуын барынша қамтамасыз етуге тырысады.Себебі, тараптардың сот отырысына толықтай қатысуы әкімшілік істің дұрыс және жылдам шешілуіне маңызды ықпал етеді. Сонымен қатар, сот отырысының хатшысы үш жұмыс күні ішінде жауапкерге және үшінші тұлғаларға азаматтық және әкімшілік талап қоюшының талаптарын негіздейтін құжаттардың көшірмелерін жібереді.
ӘРПК-ның 138-бабының 5-бөліміне сәйкес,судья жауапкерді Қазақстан Республикасы Азаматтық процестік кодексінің талаптарына, әкімшілік іске (бар болса) сәйкес дайындалған және ресімделген жазбаша пікірді он жұмыс күнінен аспайтын мерзімде беруге міндеттейді.
Сот отырысының хатшысы жауапкерлердің белгіленген мерзімде пікір өткізуін қадағалау мақсатында телефон шалып немесе хат арқылы ескертулер жасады. Себебі, пікірді белгілеген мерзімде ұсынбау жауапкерге ақшалай өндіріп алуды қолдану үшін негіз болып табылуы мүмкін.
Сот отырысы бейнеконференцбайланыс арқылы өткізілген жағдайда сот отырысы хатшысының іс-әрекеті сот отырысына қатысуды қамтамасыз ететін техникалық байланыс құралдарын қолдану қағидаларымен және оларға қойылатын талаптармен реттеледі.
Сот отырысының хатшысы әкімшілік істер бойынша ic қаралып, сот актілері шығарылғаннан кейін үш жұмыс күннен кешіктірмей сот актілерінің көшірмелерін тараптарға жолдау қажет.
Сот отырысының хатшысы ӘРПК-ның 75-бабынының 1-бөліміне сәйкес, әкiмшiлiк рәсімге қатысушыға әкімшілік іс қаралғаннан кейін өтінішхат мәлімделген күннен бастап үш жұмыс күнінен кешіктірілмейтін мерзімде әкiмшiлiк іс материалдарымен танысу мүмкіндігін беруге тиіс.
Сот отырысының хатшысы әкімшілік істер бойынша сот ісіне қатысушыларға құжаттарды іске хронологиялық тәртіп бойынша тігеді,істің парақтарын нөмірлейді және өзінің қолтаңбасын қойып, істегі материалдардың тізімдемесін жасайды немесе бар тізімдемені жалғастырады, сот отырысының қысқа хаттамасына дыбыс-бейнежазба дискісін қоса тіркейді, ол іспен бірге сақталады, сот актілері заңды күшіне енгеннен кейін атқару құжаттарын, орындауға жібереді, сот ісіне қатысушыларға заңды күшіне енбеген сот актілерінің көшірмелерін береді, сот актісі заңды күшіне енген кезден бастап үш күндік мерзімде оны орындау үшін жөнелту жөнінде әрекеттер жасайды, әкімшілік істердердің орындалмаған сот актілері бойынша бақылау жүргізеді және белгіленген тәртіппен ресімделген істерді соттың кеңсесіне өткізеді.
Сот отырысының хатшысына жоғарыда көрсетілген міңдеттерді уақытылы және кәсіби деңгейде орындау оңайға соқпайды. Осыған қарамастан, сот отырысының хатшылары өз міндеттеріне мұқият болып, жауапкершілікпен атқару үстінде.
Жамбыл облысының мамандандырылған ауданаралық әкімшілік соты кеңсесінің бас маманы – сот мәжілісінің хатшысы Тұрмаханова А.